Pytania i odpowiedzi
A A A

Dyrektor DPS może podpisać wniosek o dofinansowanie pod warunkiem, że ma pełnomocnictwo od organu prowadzącego. Musi to być pełnomocnictwo szczególne umożliwiające dokonanie  konkretnych czynności  związanych ze złożeniem wniosku o dofinansowanie.

Wkład własny wnioskodawcy musi być udokumentowany poprzez złożenie oświadczenia, którego wzór stanowi Załącznik Nr 4 do wzoru wniosku  o dofinansowanie projektu w ramach Konkursu nr 1/2012 w ramach projektu „Pomocna Dłoń pod Bezpiecznym Dachem” współfinansowanego w ramach Szwajcarsko–Polskiego Programu Współpracy.

Ponadto, treść oświadczenia musi zostać uwierzytelniona poprzez złożenie jednego z dokumentów, o których mowa w Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie Projektu str. 31 -31, a to:

- w przypadku projektów współfinansowanych przez jednostki samorządu terytorialnego:

a) poświadczona za zgodność z oryginałem kopia uchwały budżetowej na dany rok (w przypadku przedsięwzięć jednorocznych),
b) w przypadku, gdy przewidywane rozpoczęcie realizacji projektu dotyczy kolejnego roku budżetowego, dla którego jeszcze nie została przyjęta uchwała budżetowa – zobowiązanie wnioskodawcy do zaplanowania środków w budżecie na kolejny rok podjęte w formie uchwały intencyjnej,
c) dla przedsięwzięć wieloletnich Wnioskodawca zobowiązany jest przedstawić Wieloletni Plan Inwestycyjny, który stanowi załącznik do uchwały budżetowej bądź uchwałę intencyjną, przez co należy rozumieć uchwałę w sprawie zmiany lub uszczegółowienia uchwały budżetowej dotyczącą zabezpieczenia środków na inwestycje, podejmowaną przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego oraz dla części nie inwestycyjnej projektu – uchwałę podjętą przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego w sprawie upoważnienia dla zarządu na zaciąganie zobowiązań wykraczających poza dany rok budżetowy,
d) promesa kredytowa uzyskana z banku – zapewniająca, iż w przypadku uzyskania dofinansowania z SPPW projekt otrzyma środki na współfinansowanie inwestycji. Środki objęte promesą powinny zostać uruchomione w terminie umożliwiającym finansowanie projektu w I i II kwartale jego rzeczowej realizacji,
e) promesa uzyskana od odpowiedniego dysponenta części budżetowej tj. Urzędu Wojewódzkiego lub uzyskana z poszczególnych ministerstw.

- w przypadku projektów współfinansowanych przez inną kategorię Wnioskodawców:

a) promesa kredytowa uzyskana z banku – zapewniająca, iż w przypadku uzyskania dofinansowania z SPPW projekt otrzyma środki na współfinansowanie inwestycji. Środki objęte promesą powinny zostać uruchomione w terminie umożliwiającym finansowanie projektu w I i II kwartale jego rzeczowej realizacji,
b) uchwała intencyjna właściwego organu określająca zadanie, na które przeznaczone są środki finansowe, a także wysokość wkładu własnego na realizację danego zadania,
c) w przypadku jednostek podległych lub nadzorowanych przez ministra właściwego – oświadczenie ministra o podjęciu działań na rzecz zapewnienia współfinansowania,
d) inny dokument potwierdzający dysponowanie środkami na współfinansowanie.

W ramach komponentu II mogą być organizowane szkolenia i kursy dla personelu jednostek organizacyjnych pomocy społecznej, głównie pracującego bezpośrednio z ich mieszkańcami, a także kadry administracyjnej. Zakres tematyczny szkoleń w ramach programu „Pomocna dłoń pod bezpiecznym dachem” obejmuje m.in. następujące zagadnienia: praca z osobami starszymi, praca z osobami niepełnosprawnymi, praca z trudną młodzieżą, walka ze stresem, pierwsza pomoc przedmedyczna, techniki komunikowania z grupą docelową, nowoczesne formy terapii zajęciowej. Natomiast zakres tematyczny studiów podyplomowych obejmuje m.in. kierunki: praca socjalna, zarządzanie jednostkami pomocy społecznej.

Jako kwalifikowany może zostać uznany koszt szkoleń z zakresu nowoczesnych form terapii zajęciowej, dlatego istnieją przesłanki uznania za kwalifikowany kosztu studiów podyplomowych z podobnego zakresu, a więc terapii zajęciowej czy arteterapii pod warunkiem, że osobami korzystającymi z tych studiów będą pracownicy pracujący z młodzieżą.

W kwestii kwalifikowania zakupu samochodu do transportu osób niepełnosprawnych konieczne jest wystąpienie Instytucji Realizującej z zapytaniem do Instytucji Pośredniczącej, która wskazała, iż udzieli odpowiedzi na to pytanie po uzyskaniu następujących informacji:
- w jakim celu byłby wykorzystywany samochód,
- jakie są potrzeby Wnioskodawcy w tym zakresie,
- czy zakupiony samochód byłby regularnie wykorzystywany (np. wyjazdy rehabilitacyjne itp.),
- czy Wnioskodawca ma problem z zakupem samochodu z innych środków zewnętrznych (jeśli tak to jakie źródła były analizowane lub z jakich źródeł otrzymał odmowę),
- inne argumenty/aspekty wskazujące na celowość dokonania tego zakupu.

Trwałość projektu mus być zachowana do 31.12.2020 r.

Instytucja Realizująca – Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Krakowie dopuszcza możliwość realizacji przez Wnioskodawcę przedsięwzięcia inwestycyjnego w formule „Zaprojektuj i wybuduj”, przy czym zwraca uwagę na nieprzekraczalny termin zakończenia rzeczowej realizacji projektu inwestycyjnego, który upływa w dniu 31 grudnia 2014 r. Przed podpisaniem umowy Wnioskodawca nie musi przedstawiać pozwolenia na budowę/zgłoszenia robót budowlanych. Ze względu na ograniczone ramy czasowe Projektu (Okres realizacji projektu dofinansowanego w ramach SPPW nie powinien przekraczać
24 miesięcy od planowanej daty jego rozpoczęcia, przy czym w każdym przypadku nie może przekroczyć daty 31.12.2014 r.) każdy projekt realizowany w formule „Zaprojektuj i wybuduj” będzie analizowany szczegółowo przez IR pod kątem możliwości jego zakończenia w terminie do dnia 31.12.2014 r. Oznacza to, że Wnioskodawca, który zdecyduje się na zastosowanie trybu „Zaprojektuj i wybuduj” musi przystąpić do realizacji projektu w terminie umożliwiającym zrealizowanie pełnego zakresu działań opisanych we wniosku o dofinansowanie i studium wykonalności. Instytucja Realizująca zastrzega sobie prawo do indywidualnego rozstrzygania w kwestii możliwości zrealizowania przez Wnioskodawcę pełnego zakresu rzeczowego projektu i – w sytuacji stwierdzenia ryzyka nie osiągnięcia przez Wnioskodawcę założonych produktów, celów projektu w okresie jego realizacji – rozwiązania umowy.

Wobec powyższego, Instytucja Realizująca rekomenduje, aby Wnioskodawcy zainteresowani zastosowaniem trybu „Zaprojektuj i wybuduj”, wdrożyli stosowne procedury wyboru wykonawcy w okresie trwania naboru wniosków o dofinansowanie, a nie dopiero po rozstrzygnięciu konkursu usankcjonowanym uchwałą Zarządu Województwa Małopolskiego. Wnioskodawcy, którzy zdecydują się na wdrożenie procedury wyboru Wykonawcy zamówienia polegającego na zaprojektowaniu i wykonaniu robót budowlanych przed wyborem projektu do dofinansowania muszą pamiętać, że udzielenie zamówienia musi pozostawać w zgodzie obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami udzielania zamówień opisanymi we wzorze umowy o dofinansowanie projektu stanowiącym załącznik nr 8 do Regulaminu konkursu, natomiast kwalifikowalność kosztów będzie możliwa od dnia podpisania z IR umowy o dofinansowanie projektu.

 

 

Fakt, iż odbiorcami usług danej placówki są osoby tylko jednej płci ( pod warunkiem, że tak stanowi dokument regulujący działalność placówki) pozostaje bez znaczenia z punktu widzenia możliwości wzięcia udziału w szkoleniu organizowanym w ramach komponentu II przez pracowników danej jednostki będących osobami tej samej płci. W przypadku personelu DPS/POW i jego udziału w szkoleniach spełnienie zasady równości szans jest możliwe poprzez np. umożliwienia pracownikom obu płci udziału w szkoleniach, adresowania oferty do obu płci, podawanie planowanych ilości uczestników szkoleń w podziale na płeć (K/M).

W przypadku składania wniosku przez jednostkę samorządu terytorialnego proszę w Punkcie 2 części C wybrać opcję „Inna osoba prawna”.

W ramach komponentu II mogą być organizowane szkolenia i kursy dla personelu jednostek organizacyjnych pomocy społecznej, głównie pracującego bezpośrednio z ich mieszkańcami, a także kadry administracyjnej. Zakres tematyczny szkoleń w ramach programu „Pomocna dłoń pod bezpiecznym dachem” obejmuje m.in. następujące zagadnienia: praca z osobami starszymi, praca z osobami niepełnosprawnymi, praca z trudną młodzieżą, walka ze stresem, pierwsza pomoc przedmedyczna, techniki komunikowania z grupą docelową, nowoczesne formy terapii zajęciowej. Zgodnie z „INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA WNIOSKU O DOFINANSOWANIE” stanowiącą Załącznik Nr 2 do Regulaminu Konkursu Nr 1/2012 zakres tematyczny studiów podyplomowych obejmuje m.in. kierunki: praca socjalna, zarządzanie jednostkami pomocy społecznej. Podany zakres tematyczny nie ma charakteru zamkniętego katalogu szkoleń/kursów/studiów podyplomowych – mogą być wprowadzone inne tematy/zakresy szkoleń/studiów podyplomowych wynikające z diagnozy potrzeb placówki oraz zidentyfikowanych luk kompetencyjnych personelu w stosunku do realizowanych przez podmiot zadań oraz potrzeb występujących w poszczególnych obszarach działalności.

IR – ROPS w Krakowie zwraca uwagę, że dobór form kształcenia (szkolenia / kursy / studia podyplomowe) musi uwzględniać okres realizacji projektu, który nie może przekroczyć daty 31.12.2014 r. Fakt ten ma szczególnie istotne znaczenie w kontekście studiów podyplomowych, które realizowane są przez uczelnie wyższe w cyklach 2 semestralnych lub na przestrzeni większej liczby semestrów. Oznacza to, że nie ma możliwości kwalifikowania kosztów studiów podyplomowych, których czas realizacji przekraczałby okres realizacji projektu.

W Załączniku Nr 6 do Regulaminu Konkursu „ Karta oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie podprojektu w ramach projektu „Pomocna dłoń pod bezpiecznym dachem” w pkt.7 „Podniesienie kwalifikacji personelu” podany jest algorytm służący do obliczenia wskaźnika potrzeb szkoleniowych definiowany jako liczba szkoleń zgłoszonych we wniosku o dofinansowanie przypadających na jednego pracownika uprawnionego do objęcia wsparciem szkoleniowym.

Wzór ma postać:
W=N/L

gdzie:
W – wartość wskaźnika
N- liczba zgłoszonych szkoleń
L – liczba pracowników merytorycznych
Liczba zgłoszonych szkoleń – oznacza liczbę osoboszkoleń (miejsc szkoleniowych) planowanych w ramach projektu.
Pracownik merytoryczny – oznacza pracowników pracujących bezpośrednio z klientami placówki oraz pracowników administracyjnych

Komponent II ma pomóc w podniesieniu kwalifikacji pracowników DPS/POW i po zdefiniowaniu potrzeb dana placówka podejmuje decyzję z jakiego zakresu oraz ile osób weźmie udział w formach podnoszenia kwalifikacji.

Kwestie oceny formalnej są opisane w Regulaminie konkursu 1/2012 w par.23-25 oraz w Załączniku nr 5 do Regulaminu „Kryteria formalne wyboru projektów w ramach Konkursu nr 1/2012”.

Zgodnie z § 25 ww. Regulaminu Konkursu:
1. W przypadku, gdy formularz wniosku o dofinansowanie lub załączona do niego dokumentacja wymaga uzupełnienia lub poprawy w zakresie nie objętym korektą, o której mowa w § 24, Instytucja Realizująca wzywa Wnioskodawcę do uzupełnienia lub poprawy formularza wniosku o dofinansowanie lub załączonej do niego dokumentacji lub do przedstawienia dodatkowych wyjaśnień na piśmie.
2. Uzupełnieniu, o którym mowa w ust.1 nie podlegają kwestie dot. realizacji przez projekt warunków wstępnych, a to: uprawnień Wnioskodawcy do udziału w konkursie i kwalifikowalności projektu, przekroczenia minimalnego /maksymalnego dopuszczalnego poziomu dofinansowania, zabezpieczenia wkładu własnego w odpowiedniej proporcji wydatków kwalifikowanych określonej dokumentacją konkursową.
(…)
4. Uzupełnieniu mogą podlegać wyłącznie elementy wskazane do uzupełnienia przez Instytucję Realizującą, chyba, że wprowadzane zmiany wywołują konieczność wprowadzenia kolejnych zmian (w szczególności w przypadku tabel finansowych). W takich przypadkach należy wprowadzić dodatkowe zmiany do formularza wniosku o dofinansowanie oraz załączonej do niego dokumentacji, jak również przekazać na piśmie informację o wprowadzeniu dodatkowych zmian do Instytucji Realizującej.
5. Wnioskodawca zobowiązany jest złożyć ponownie uzupełniony lub poprawiony formularz wniosku o dofinansowanie lub załączoną do niego dokumentację, w terminie wyznaczonym w wezwaniu przez Instytucję Realizującą, jednakże nie dłuższym niż 7 dni kalendarzowych od momentu otrzymania wezwania.
(…)
7. Projekt podlegać będzie odrzuceniu jeżeli dopuszczalne uzupełnienia formularza wniosku o dofinansowanie lub załączonej do niego dokumentacji, jak również dodatkowe wyjaśnienia:
a) nie zostaną złożone w terminie określonym w ust. 5;
b) pomimo uzupełnienia, formularz wniosku o dofinansowanie lub załączona do niego dokumentacja nadal zawierać będzie błędy lub uchybienia lub jeżeli dodatkowe wyjaśnienia na piśmie okażą się niewystarczające;
c) uzupełnienia polegać będą na wprowadzeniu zmian w formularzu wniosku o dofinansowanie lub załączonej do niego dokumentacji bez przedstawienia dodatkowych wyjaśnień w tym zakresie, stosownie do brzmienia ust. 4.

Mając powyższe na uwadze wyjaśniamy, że na etapie oceny formalnej i w przypadku, o którym mowa w §26 ust.9 Regulaminu Konkursu na etapie oceny finansowo -merytorycznej istnieje możliwość uzupełniania dokumentów, które nie dotyczą kwestii, wskazanych w § 25 ust.2 Regulaminu Konkursu.

Jeśli Wnioskodawca nie przedstawił Dokumentu weryfikującego kwalifikowalność Wnioskodawcy tj. dokumentu, który potwierdza formę prawną i zakres działania – np. statutu, który to dokument wymagany jest zgodnie z instrukcją wypełniania wniosku, wówczas brak taki jako brak dotyczący spełnienia przez Wnioskodawcę warunków wstępnych, zgodnie z zapisem §25 ust.2 Regulaminu Konkursu, nie podlega uzupełnieniu.

Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku Wnioskodawca zobowiązany jest złożyć Oświadczenie o posiadaniu środków niezbędnych do zapewnienia wymaganego współfinansowania działań bezpośrednio realizowanych przez danego Wnioskodawcę, bądź oświadczenie o posiadaniu środków na realizację ww. działań w I i II kwartale ich rzeczowej realizacji. (wzór załącznika nr 9 stanowi załącznik nr 4 do wzoru wniosku o dofinansowanie). Instrukcja zawiera przykładowe wyliczenie dokumentów, wymaganych do uwierzytelnienia złożonego oświadczenia. W związku tym niedołączenie oświadczenia, o którym mowa powyżej, jako dokumentu stanowiącego potwierdzenie zabezpieczenia wkładu własnego w odpowiedniej proporcji wydatków kwalifikowanych określonej dokumentacją konkursową, stanowi brak niepodlegający uzupełnieniu. Jeżeli jednak Wnioskodawca złoży oświadczenie, ale nie załączy dokumentu uwierzytelniającego powyższe oświadczenie, brak taki podlegać będzie uzupełnieniu.

Załącznik Nr 7 do Regulaminu Konkursu Nr 1/2012 „Wykaz kosztów kwalifikowanych związanych z realizacją projektów wdrażanych w ramach projektu „Pomocna dłoń pod bezpiecznym dachem” realizowanego przez Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Krakowie w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy” zawiera katalog kosztów kwalifikowanych. Koszt wykonania prac „siłami własnymi” pracowników zatrudnionych nie jest kosztem kwalifikowanym.

Istnieje możliwość wyliczenia kubatury rozbudowanej części w oparciu o istniejące budynki pod następującymi warunkami:
1. budynki muszą znajdować się na tym samym terenie i być użytkowane na stałe wyłącznie przez DPS/POW;
2. docelowa inwestycja musi zawierać w sobie lub być trwale połączona z budynkami, których kubatura jest podstawą do obliczenia możliwej rozbudowy;
3. kubatura budynków musi być określona na podstawie dokumentacji technicznej
(np w rejestrze budynków i środków trwałych);
4. użytkowanie lub własność obu budynków musi być udokumentowana w ten sam sposób.

Zwracamy również uwagę, że jeżeli realizacja projektu budowlanego ma doprowadzić w rzeczywistości do powstania nowego obiektu budowlanego, mamy do czynienia z budową, rozumianą w myśl art. 3 pkt 6 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane jako wykonywanie obiektu budowlanego w określonym miejscu (która to inwestycja zgodnie z zapisami projektu „Pomocna Dłoń pod Bezpiecznym Dachem” nie stanowi kosztu kwalifikowalnego), a także odbudowę, rozbudowę, nadbudowę obiektu budowlanego, a nie rozbudowę obiektu istniejącego, definiowaną w piśmiennictwie jako zmiana takich charakterystycznych parametrów istniejącego obiektu budowlanego jak kubatura, powierzchnia zabudowy, wysokość, długość, szerokość. Stanowisko to znajduje potwierdzenie w orzecznictwie sądowym (zob. Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wielkopolskim, z dnia 29 grudnia 2010 r.II SA/Go 806/2010, LexPolonica nr 2484476).

W takiej sytuacji koszt związany z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania może być uznany za kwalifikowany proporcjonalnie – wartości postępowania związanego z projektem finansowanym SPPW do wartości całego postępowania. W przypadku konieczności tłumaczenia dokumentacji przetargowej na język angielski, zgodnie z wymogami umowy o dofinansowanie, koszt takiego tłumaczenia  będzie kwalifikowany
w całości bo jest związany tylko z wymogami SPPW a nie Prawem Zamówień Publicznych.

Zwracamy uwagę, iż dla prawidłowego rozliczenia projektu w umowie z wykonawcą musi być ściśle określone, które elementy całej inwestycji będą finansowane w ramach Programu KIK/58 (zgodne z wnioskiem aplikacyjnym beneficjenta końcowego oraz dokumentami przetargowymi). Beneficjent końcowy składając wniosek o płatność wraz z kopiami faktur do IR, musi wyraźnie wskazać koszty rozliczane w ramach projektu.

Na dzień dzisiejszy strona szwajcarska ani Krajowa Instytucja Koordynująca nie opracowała żadnych szczegółowych wytycznych dotyczących sposobów weryfikowania trwałości projektów po ich zakończeniu.

Do czasu otrzymania szczegółowych wytycznych w zakresie sposobów weryfikowania trwałości projektów, Instytucja Realizująca wymaga, w celu zapewnieni trwałości projektu w zakresie Komponentu II i III, w przypadku zakończenia pracy w placówce przez osobę przeszkoloną w ramach Komponentu II i/lub III, aby nowa zatrudniana w jej miejsce osoba posiadała kwalifikacje i kompetencje nie niższe, szczególnie w zakresie dot. tematyki szkolenia/kursu/studiów podyplomowych, w których osoba kończąca pracę brała udział w ramach Komponentu II i/lub III .

W związku z powyższym będą Państwo zobowiązani do bieżącego monitorowania oraz informowania o zaistniałych sytuacjach w okresie utrzymania trwałości projektu.

Instytucja Realizująca rekomenduje zawieranie umów z pracownikami biorącymi udział w Komponencie II, określających tryb postępowania w przypadku zakończenia przez nich pracy w okresie realizacji lub okresie trwałości projektu.

Zadaniem beneficjenta końcowego będzie zapewnienie takiego rozwiązania, które zagwarantuje przejęcie uprawnień i zobowiązań prawnych przez nowy podmiot co umożliwi mu wywiązywanie się z warunków zawartej umowy przez cały okres jej obowiązywania.

Pojęcie kubatury jest pojęciem szerszym niż powierzchnia budynku. Przepisy prawa budowlanego dla określenia wielkości obiektu wielokrotnie posługują się pojęciem kubatury, a nie powierzchni liczonej w metrach kwadratowych. Ustalenie wielkości obiektu w m3 (kubatura) ma znaczenie także z punktu widzenia wymagań Projektu, ponieważ przy inwestycjach polegających między innymi na rozbudowie obiektu wymogiem Instytucji Pośredniczącej jest, aby wielkość części rozbudowywanej obiektu nie przekraczała swoją kubaturą obiektu już istniejącego.

Taka sytuacja nie zwiększa wartości kosztów kwalifikowanych projektu, dlatego środki te mogą zostać wykorzystane w projekcie. Wszelkie zmiany projektu muszą zostać uzgodnione i zaakceptowane przez Instytucję Realizującą co oznacza, że bez zgody IR nie będzie można wprowadzać zmian w projekcie, a dany przypadek będzie analizowany na etapie jego zgłoszenia do IR.

Wszystkie wydatki w ramach projektów realizowanych przez Beneficjentów są kwalifikowalne, o ile łącznie spełniają warunki opisane w dokumentacji konkursowej, m.in.:
a) są niezbędne dla realizacji projektu, a więc mają bezpośredni związek z celami projektu;
b) są racjonalne i efektywne, tj. nie są zawyżone w stosunku do cen i stawek rynkowych oraz spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami (relacja nakład/rezultat);
c) zostały faktycznie poniesione;
d) są udokumentowane;
e) są zgodne z zatwierdzonym budżetem projektu;
f) są zgodne ze szczegółowymi zasadami określonymi w Wytycznych, tj: – nie zostały wymienione w katalogu wydatków niekwalifikowalnych określonych w dokumencie Ogólne wytyczne IP w sprawie kwalifikowalności wydatków w ramach obszaru tematycznego Ochrona zdrowia Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy (SPPW), – zostały poniesione zgodnie z zasadami określonymi w niniejszych Wytycznych;
g) są zgodne z odrębnymi przepisami prawa krajowego, w szczególności z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.) – dotyczy sektorem finansów publicznych.

W zakresie wyposażenia kwalifikowalne są:
- koszt trwałego wyposażenia oraz zakupu środków trwałych, które będą na stałe zainstalowane w obiekcie realizowanym w ramach programu pod warunkiem, że środki te będą włączone w rejestr środków trwałych placówki-beneficjenta oraz wydatek ten będzie traktowany jako inwestycyjny zgodnie z zasadami rachunkowości;
- koszt zakupu sprzętu i wyposażenia związanego z realizacją programu, pod warunkiem, że wspomniane składniki majątku trwałego podlegają amortyzacji zgodnie z odpowiednimi przepisami; zakupiony sprzęt musi być niezbędny i wykorzystywany bezpośrednio do realizacji programu.

W związku z powyższym kwalifikowalne wyposażenie DPS-ów i POW stanowi koszt zakupu sprzętu i wyposażenia związanego z realizacją programu, pod warunkiem, że wspomniane składniki majątku trwałego podlegają amortyzacji zgodnie z odpowiednimi przepisami; zakupiony sprzęt musi być niezbędny i wykorzystywany bezpośrednio do realizacji programu. Zatem drobne rzeczy jak sztućce, talerze, garnki, filiżanki, mopy, wiadra itp. nie należą do powyższych kategorii i nie są niezbędne i wykorzystywane bezpośrednio do realizacji programu.

Natomiast specjalistyczne wyposażenie sali rehabilitacyjnej i pracowni terapeutycznych, takie jak pracownie stolarskie, poligraficzne, plastyczne itp. jeśli są związane z realizacją programu, podlegają amortyzacji, oraz stanowią koszt trwałego wyposażenia oraz środków trwałych, które będą na stałe zainstalowane w obiekcie, będą kwalifikowane.

Strona szwajcarska pragnie sfinansować projekty, które będą mogły być swego rodzaju ośrodkami referencyjnymi o wysokim standardzie i innowacyjnym charakterze.

Zgodnie z Załącznikiem Nr 7 do Regulaminu Konkursu Nr 1/2012 „Wykazem kosztów kwalifikowanych związanych z realizacją projektów wdrażanych w ramach projektu „Pomocna dłoń pod bezpiecznym dachem” kwalifikowane w ramach Komponentu II są koszty organizacji szkoleń, kursów, warsztatów, seminariów oraz studiów podyplomowych. Koszty studium pomaturalnego z zakresu służb społecznych nie są kwalifikowane.

Dla Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy nie sporządzono oceny oddziaływania na środowisko zgodnie z Dyrektywą 2001/42/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 czerwca 2001 r. w sprawie oceny wpływu niektórych planów i programów na środowisko. W związku z tym w punkcie F. 3.3.1 „Formularz do wniosku o dofinansowanie w zakresie OOŚ” należy wybrać opcję „NIE” i wpisać następującą informację: „Dla Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy nie sporządzono oceny oddziaływania na środowisko zgodnie z Dyrektywą 2001/42/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 czerwca 2001 r. w sprawie oceny wpływu niektórych planów i programów na środowisko.”

Dokumentacja przetargu, który ma na celu wyłonienie Wykonawcy do realizacji robót budowlanych, dostaw lub usług w całości finansowanych w ramach wydatków niekwalifikowanych nie musi być tłumaczona i przekazywana do ROPS, a ewentualne tłumaczenie tej dokumentacji na język angielski nie jest wydatkiem kwalifikowanym w ramach projektu.

Zgodnie z dokumentem „OGÓLNE WYTYCZNE INSTYTUCJI POŚREDNICZĄCEJ W SPRAWIE KWALIFIKOWALNOŚCI WYDATKÓW W ramach obszaru tematycznego Ochrona zdrowia Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy (SPPW). Cel II: Poprawa usług podstawowej opieki zdrowotnej i usług opieki społecznej na peryferyjnych i zmarginalizowanych terenach obszarów objętych koncentracją geograficzną, z preferencją do wielosektorowego podejścia programowego”, w tym zapisami pkt. 3 b jeśli wydatek jest m.in zgodny z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego to takie rozwiązanie powinno być dopuszczone i wydatek związany z realizacją tej umowy powinien zostać uznany za wydatek kwalifikowany. W związku z tym w umowach o roboty budowlane brak jest ograniczeń zakazujących stosowania wynagrodzenia ryczałtowego.

Istnieje możliwość realizacji projektu w partnerstwie. Partnerzy w projekcie to: „podmioty wnoszące do projektu zasoby ludzkie, organizacyjne, techniczne lub finansowe, realizujące wspólnie projekt na warunkach określonych w porozumieniu, umowie partnerskiej lub na podstawie odrębnych przepisów” . W przypadku realizacji projektu w formule partnerskiej niezbędne jest zawarcia pisemnej umowy lub porozumienia partnerów, określającego podział zadań i obowiązków pomiędzy partnerami. Niezależnie od podziału zadań i obowiązków w ramach partnerstwa odpowiedzialność za prawidłową realizację projektu ponosi beneficjent (lider partnerstwa), jako osoba działająca w imieniu i na rzecz partnerów. W sytuacji, gdy podmiot będący partnerem w projekcie będzie ubiegał się o dofinansowanie w ramach tego projektu, partycypował we wkładzie własnym wnioskodawcy to musi być podmiotem uprawnionym do ubiegania się o dofinansowanie projektu. Zgodnie z § 10 „Regulaminu konkursu” o dofinansowanie projektu mogą ubiegać się instytucje publiczne lub/i organizacje non-profit (tj. organizacje nie działające w celu osiągnięcia zysku) prowadzące domy pomocy społecznej (w rozumieniu ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej tekst jednolity Dz.U.2009, Nr 175, poz.1362 ) i/lub placówki opiekuńczo-wychowawcze działające w trybie całodobowym (w rozumieniu  ustawy z dnia 9 czerwca 2011 o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej Dz.U.2011 Nr 149, poz.877 z zm.) na terenie województwa małopolskiego.

Pojęcie „pracownik” definiuje Kodeks Pracy. Natomiast zgodnie z zapisami dokumentu Obszar tematyczny ochrona zdrowia dla Celu 2 realizowane mają być programy mające na celu wsparcie domów pomocy społecznej i/lub placówek opiekuńczo-wychowawczych oraz ich personelu. Decyzję co do udziału poszczególnych osób z personelu placówki podejmuje beneficjent znający potrzeby szkoleniowe personelu DPS/POW. Zwracamy uwagę, że w opinii Instytucji Pośredniczącej kształcenie personelu zatrudnionego w oparciu o umowy cywilno-prawne jest niewskazane w kontekście wyższego ryzyka związanego z zachowaniem trwałości projektu.

Zarówno w Instrukcji wypełnienia wniosku o dofinansowanie, jak i w Wykazie kosztów kwalifikowanych, podany jest zakres tematyczny szkoleń obejmujący m.in. następujące zagadnienia:
- Praca z osobami starszymi,
- Praca z osobami niepełnosprawnymi,
- Praca z trudną młodzieżą,
- Walka ze stresem,
- Pierwsza pomoc przedmedyczna,
- Techniki komunikowania z grupą docelową,
- Nowoczesne formy terapii zajęciowej,
Powyższa lista nie wyczerpuje tematyki szkoleń. Wnioskodawca może zaproponować maksymalnie 5 tematów, w obrębie każdego tematu może zaplanować dowolną ilość szkoleń. W takim przypadku w Formularzu wniosku o dofinansowanie w Dziale E „Opis Projektu Wnioskodawcy” punkt 11 należy wpisać np. maksymalnie 5 tematów szkoleń dla personelu pracującego bezpośrednio z mieszkańcami podając łączną ilość kobiet i mężczyzn uczestniczących we wszystkich szkoleniach w obrębie danego tematu. Poszczególne szkolenia w obrębie danych tematów należy opisać w Dziale E punkt 8.

Wyciąg z dokumentacji technicznej powinien zawierać informacje niezbędne do określenia poziomu i zakresu zaplanowanych prac. Jest to np. strona tytułowa, tabele elementów scalonych, rzut zagospodarowania terenu (lub rzut budynku) i z części opisowej zakres przedsięwzięcia, sposób zagospodarowania terenu, bilans terenu i bilans pomieszczeń, ogólny opis konstrukcji opisanej w dokumentacji np. ściany z pustaka, ocieplona styropianem, tynk akrylowy; stropodach, ocieplony z izolacja paroprzepuszczalną, pokrycie z blachy dachówkowej albo pokrycie dachówka ceramiczna.

Zgodnie z „Instrukcją wypełnienia wniosku o dofinansowanie projektu” stanowiącą Załącznik nr 2 do Regulaminu Konkursu nr 1/2012, jeśli informacje podane w wyciągu, okażą się niewystarczające IR w celu uszczegółowienia danych będzie mogła zażądać pełnej dokumentacji technicznej budynku.

W dniu 29.08.2012 w dokumentach zamieszczonych na stronie internetowej www.rops.krakow.pl tj. „Budżecie projektu/Harmonogramie rzeczowo-finansowym” stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru wniosku o dofinansowanie projektu oraz w „Analizie finansowej” stanowiącej załącznik nr 1 do Wytycznych do Studium Wykonalności skorygowano pole K49 i wpisano poprawną formułę. Należy wypełnić załączniki w poprawionej wersji lub skorygować formułę na poprawną na wypełnionej już wersji.

Poprawna formuła: K49=K48/K46